INRIA : insertion et prestations intellectuelles

La démarche en 9 questions à Laurent Mirtain, responsable du Service Informatique à l'INRIA Sophia Antipolis-Méditerranée

Comment est organisé votre service informatique et quelles sont vos missions ?

Au niveau national, nous avons une direction des systèmes d’information déployée localement par un service informatique, comme ici à Sophia Antipolis, par exemple. Notre mission est d’assurer un support de proximité : nous devons apporter aux personnes, qui travaillent dans le centre, les meilleures conditions en termes d’environnement de travail numérique (exploitation du réseau, de la téléphonie, des serveurs, etc.), ainsi qu'un accompagnement dans le montage des projets scientifiques.

Nous travaillons avec des chercheurs issus des meilleures universités du monde : pour les services support, il y a un fort niveau d’exigence, d’autant que nous avons des contraintes lourdes en termes de sécurisation de nos informations.

Pour quelles raisons avez-vous souhaité prendre en compte des critères de développement durable au sein de votre service informatique ?

En tant qu’établissement public, nous avons obligation de nous conformer aux réglementations concernant la récupération des matériaux informatiques dont nous n’avons plus l’usage.
 
Dans le centre, nous avons plus de 2 500 machines, que ce soit des serveurs, des postes de travail, des tablettes. En fonction de leurs cycles de vie, nous renouvelons nos appareils assez régulièrement, tous les 4 ans à peu près pour les portables, 5 ans pour les stations et 6 ans pour les serveurs. Entre 300 à 350 machines sont ainsi changées chaque année et sortent de notre circuit.
 
Nous signons des conventions avec des partenaires pour qu’ils s’assurent du traitement de nos déchets électroniques : ces derniers doivent nous fournir un certificat lorsque les appareils sont détruits, mais la filière des déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE) encourage le reconditionnement du matériel collecté. C’est la raison pour laquelle nous avons une convention avec l'entreprise d’insertion Actif Azur. Cela nous permet d'offrir une seconde vie à nos ordinateurs tout en donnant du travail à des personnes éloignées de l’emploi.

Cette action s’inscrit-elle dans une politique plus large ?

Nous n’avons pas de démarche RSE à proprement parler, mais nous avons tout de même créé une commission développement durable qui se réunit ponctuellement pour mener des projets spécifiques.
 
Nous avons, par exemple, mené un audit sur notre consommation de papier et avons développé une approche éco-responsable lors du renouvellement de nos imprimantes ; nous avons optimisé notre consommation électrique par une démarche de sensibilisation et d’implication du personnel du centre, privilégié les produits bio dans notre restaurant d’entreprise, etc. C’est dans ce cadre que nous avons étudié la possibilité d’être plus exemplaire dans la gestion de nos rebuts informatiques et que nous avons réfléchi à la mise en œuvre d’une clause sociale dans un marché de prestations intellectuelles, marché qui a été remporté par Actif Azur.

Un ordinateur est un équipement loin d’être exemplaire en termes de développement durable, nous essayons de compenser en prenant des initiatives durables en amont et en aval.

Quelles ont été les différentes étapes pour passer d’un partenariat pour la gestion des déchets à un marché clausé autour de l’informatique ?

D’abord, il y a une question d’interconnaissance. Suite à plusieurs opérations de collecte, la directrice d’Actif Azur est venue nous parler des autres prestations qu’elle développait : réception des ordinateurs, installation des logiciels, accompagnement des utilisateurs au sein même des entreprises, etc. Nous avons eu l’occasion de tester ces nouvelles offres, puisqu’en 2013, lors du renouvellement de 80 machines, nous avons eu besoin d'un renfort logistique ponctuel. Le personnel d’Actif Azur s’est révélé être d’une belle efficacité : les salariés en insertion avaient de bonnes compétences techniques, étaient dynamiques et le courant passait bien avec les utilisateurs.

Quand notre gestionnaire de parc informatique s’est dirigé vers d’autres activités en interne, nous avons eu besoin de renforts plus réguliers sur les opérations de logistique informatique, d’autant que se mettait en place une nouvelle structure en charge de l’inventaire des biens avec de nouvelles procédures et de nouveaux outils de gestion. Nous avions eu la démonstration que faire de l’insertion et du numérique était possible, aussi nous avons souhaité lancer un marché de prestations informatiques comportant une clause sociale.
 
Il n’était évidemment pas question de favoriser Actif Azur, puisque nous lancions un marché public. La clause facilitait son positionnement, mais rien de plus. Il se trouve qu’à l’issue du classement des candidats selon une grille d’analyse privilégiant le taux horaire pratiqué, la proposition de la structure d’insertion était plus intéressante que celle des autres offres classiques : c’est donc Actif Azur qui a donc remporté le marché.

Comment avez-vous été accompagné dans la mise en œuvre de cette clause sociale ?

La Maison de l’Emploi de la Communauté d’Agglomération de Sophia Antipolis nous a beaucoup aidés à connaître les différentes possibilités et à choisir quelle clause intégrer à notre marché. 
 
Nous avons choisis de pratiquer l’article 14 [aujourd'hui article L. 2112 du code de la commande publique] : la clause comme condition d’exécution. Il s’agissait d’y aller par petites touches et d’être prudent dans cette expérimentation. Nous n’avons donc pas voulu en faire un critère d’attribution.

Comment se déroule la mission dans le cadre du marché ?

Une personne en parcours d’insertion vient nous aider à réceptionner les biens lors de leur livraison, à les mettre à l’inventaire ; elle saisit les données dans nos référentiels et nous épaule dans la gestion du parc informatique. Elle fait des opérations d’installations de système d’exploitation (Linux, MacOS, Windows), d’installation physique des machines, va parfois s’installer avec nos collaborateurs dans les bureaux. Quand il y a une panne, c’est elle qui prend en main le diagnostic et gère les relations avec le SAV de nos fournisseurs.
 
C’est très valorisant pour elle, car il y a un travail d'interface entre les services généraux (pôle inventaire) et le service informatique.

Quel bilan dressez-vous de la collaboration avec Actif Azur ?

Au sein de nos services, c’était la première fois que nous avions recours à des prestations externalisées. Les difficultés que nous avons pu rencontrer sont les mêmes que celles auxquelles est confronté un directeur de services informatiques avec des entreprises classiques.
 
L’une des clés de réussite a été le bon suivi de la prestation de la part d’Actif Azur avec qui nous travaillons en bonne intelligence. Nous avons un point trimestriel et nous visons l’amélioration continue, comme lorsque nous avons mis en place un binôme salarié principal / salarié en back-up pour être sûr d’avoir toujours quelqu’un d’opérationnel dans le cadre des missions confiées à l’entreprise d’insertion. La directrice connaît bien nos contraintes, elle cerne très bien les profils dont nous avons besoin.

Avez-vous déjà recruté une personne en fin de parcours d’insertion ? Comment cela s’est-il déroulé ?

Une personne en parcours d’insertion ne peut rester que deux ans maximum au sein d’une structure d’insertion. Or, nous avions repéré, lors de notre opération de renouvellement des 80 machines, un salarié d’Actif Azur qui nous avait bien aidés et qui allait devoir partir vers d’autres horizons professionnels. Il se trouve qu’à un moment, nous avons eu besoin de faire un inventaire complet de tous nos biens, des armoires aux écrans en passant par les bureaux et de rapprocher les résultats avec notre comptabilité. Notre collègue des services généraux en responsabilité sur ce projet a donc proposé à cette personne de nous rejoindre pour un CDD de six mois. Elle a accepté.

Quels sont selon vous les points essentiels pour bien travailler avec une structure d’insertion dans le cadre d’un marché de prestations intellectuelles ?

Il y a un travail de sensibilisation et d’information à faire en phase d’analyse des besoins et de lancement d’un appel d’offres, notamment en interne, lorsque les services juridiques ne connaissent pas forcément les clauses sociales. Pour cela, la Maison de l’Emploi a été d’une aide précieuse.
 
Il faut aussi, dans l’idéal, pouvoir tester les prestations proposées par la structure d’insertion. Le fait de bien connaître Actif Azur, d’abord avec la collecte, puis avec les missions ponctuelles confiées en amont de l’appel d’offres, a été facilitant pour nous inciter à développer une action d’insertion dans notre marché.
 
En termes d’exécution des prestations, il faut que la structure ait du répondant. Il est essentiel selon moi qu’elle ait une expérience de réponse à des marchés publics et de suivi. D’un autre côté, il faut que la prestation devienne aussi un véritable partenariat. L’un des résultats les plus intéressants est, qu’aujourd’hui, les salariés en parcours d’insertion qui interviennent chez nous sont considérés comme des collaborateurs à part entière.

>> En savoir plus : consultez le site internet de l'INRIA