Des outils pour avancer pas à pas

Une réunion bien organisée commence par la définition d’un ordre du jour, avec une répartition du temps et des objectifs pour chaque sujet. Pour que chacun puisse être acteur de la réunion, il est possible de co-construire tout ou partie de l’ordre du jour de la réunion, en laissant aux participants la liberté de proposer ou d’ajouter directement des points à l’agenda via un document partagé en ligne ou en début de réunion en faisant un tour de table.

Le tour météo consiste à inviter chaque participant à partager son niveau d’énergie ou son état émotionnel, soit en décrivant ce son ressenti au moment présent, soit en choisissant une « météo » symbolisant son état.

Il est possible de faire de même avec une photo ou une image si l’on dispose d’un jeu de cartes de photo-langage. Le tour météo peut faciliter l’installation d’un climat de confiance et de coopération et permet aussi à l’animateur de prendre connaissance de l’état d’énergie du groupe, une donnée importante qui lui permettra de pouvoir adapter la dynamique de la réunion si besoin.

Distribuer davantage la parole, en veillant à ce que chacun puisse s’exprimer et à ce que les personnes plus à l’aise soient davantage à l’écoute, contribue à rendre les réunions plus participatives.

La règle est simple : on ne peut parler que lorsque le bâton de parole se trouve entre nos mains. Quand on a fini de parler, on le passe à un autre participant (ou à l’animateur de la réunion). Il n’est pas autorisé de couper la parole et seul l’animateur peut inviter un participant à synthétiser ses propos. Il peut également suivre l’ordre des demandes de prise de parole et l’annoncer au fur et à mesure.

Sur les questions importantes, les tours de table permettent de s’assurer que chacun est en capacité de s’exprimer. Pour éviter les prises de parole trop longue, un temps de prise de parole peut être donné (plus le nombre de personnes autour de la table est élevé, plus la gestion du temps devra être cadrée).

L’animateur peut accompagner les personnes qui se sentent les moins légitimes à contribuer dans leur prise de parole (en posant des questions sans anticiper leurs réponses) et donner aux participants la possibilité de passer leur tour pour s’exprimer à la fin.

Même en visioconférence, il est possible de favoriser l’interconnaissance de participants grâce à des méthodes d’animation. La méthode du « train express » consiste à emmener les participants dans un voyage virtuel au cours duquel ils visiteront diverses sous-salles numériques afin d’échanger en sous-groupe. La méthode peut être adapté de nombreuses manières.
 

En voici un exemple. Le voyage commence par une répartition des participants en binôme : chacun se présente, par exemple en partageant un souvenir positif lié au thème de la réunion (« le wagon-bar »). Puis, les binômes fusionnent en groupes de 4 pour échanger leurs attentes en lien avec le sujet de la réunion (« la locomotive »). En groupes de 8, les participants peuvent alors partager des propositions ou des idées (ex : « le compartiment famille »). Enfin, les groupes de 4 se retrouvent pour échanger autour de ce que chacun retient des échanges (ex : « le quai »).

Avant tout travail d’intelligence collective, il est utile de rappeler les « règles du jeu », aussi appelées « cadre de coopération ». Elles peuvent être synthétisées en trois ou quatre mots clefs, par exemple « bienveillance », « écoute », « curiosité » ou encore « responsabilité ». Se mettre collectivement d’accord sur ces règles du jeu en début de séance rend l’animateur et tout autre personne du groupe légitime à les rappeler à n’importe que moment et ainsi à inviter toute personne ne les respectant pas à bien vouloir rentrer de nouveau dans le cadre de coopération ou à sortir de l’atelier.

Le format d’animation « bocal à poisson » permet de sortir du schéma classique de conférence dans lequel un public écoute un panel préconstitué. Avec cette technique, les participants sont installés en cercle, au centre duquel se trouve cinq chaises constituant une « scène partagée » : toute personne peut devenir « intervenant » en venant s’assoir au centre.

Lorsque quatre personnes sont déjà sur la « scène » et qu’une autre personne du public souhaite participer, l’un des intervenants quitte le cercle et retourne dans le public pour laisser la place au nouveau venu. À noter que l’une des cinq chaises doit toujours rester vide pour faciliter le renouvellement des intervenants. Il est possible de lancer les discussions avec quelques témoignages préparés avant de distribuer la parole plus largement.

Dans un world café, les participants – répartis en groupes – vont passer successivement dans plusieurs ateliers de discussion autour de problématiques prédéfinies, selon un principe de rotation périodique (ex : toutes les 20 minutes, les groupes changent d’atelier). À chaque table, un rapporteur note les échanges et les restituent au groupe suivant, en l’invitant à compléter ce qui a déjà été dit. Cette technique facilite le recueil d’une diversité points de vue en multipliant les échanges sur un même sujet et en « construisant » à chaque fois sur ce qui a été dit précédemment.

Cette technique, très efficace dans la résolution de problèmes, permet à une équipe de synchroniser sa manière de réfléchir selon une succession de séquences courtes, correspondant chacune à un mode de pensée différent symbolisé par un chapeau de couleur : factuel (blanc), optimiste ou positif (jaune), pessimiste ou négatif (noir), créatif (vert), émotionnel et intuitif (rouge), synthétique ou procédural (bleu).

L’ordre de chapeaux peut varier selon l’effet recherché. L’objectif est d’accumuler le plus d’apports possibles dans un délai réduit, sans débattre, tout en étant à l’écoute des autres. On évite ainsi la « pensée spaghetti » improductive.

Dans le cadre d’un travail en ateliers, la technique du forum ouvert consiste à laisser les participants déterminer eux-mêmes les sujets de discussion. Ceux qui souhaitent proposer une thématique l’inscrivent sur un tableau et ouvrent une table de discussion à ce sujet. Les autres participants sont libres d’aller ou de ne pas aller aux ateliers ainsi proposés et de changer d’atelier quand ils le souhaitent : ils choisissent « avec leurs pieds ».

Les sujets qui mobilisent le moins ne seront pas traités, ou peuvent être fusionnés avec d’autres thématiques. Cette technique, qui se décline sous de nombreuses variantes, permet de concentrer le travail collaboratif sur les sujets qui mobilisent le plus.

La communication empathique (ou CNV pour Communication Non Violente) propose de comprendre ses émotions (colère, peur, joie, tristesse…) comme des indicateurs de besoins plus ou moins satisfaits (besoin de se sentir utile, de convivialité, de reconnaissance…).

Sur cette base, la méthode "observation, sentiment, besoin, demande" (OSBD) permet de traduire ses émotions en demandes concrètes. Outil très utile pour pacifier la résolution de conflit et trouver des compromis « gagnant-gagnant », la communication empathique se fonde sur une philosophie qui fluidifie les échanges au quotidien et nourrit les postures de sincérité, donc la transparence et la collaboration au sein de l’organisation.

Le vote au scrutin à jugement majoritaire permet aux participants de s’exprimer sur plusieurs options (candidats, projets…) grâce à l’attribution de 5 à 7 mentions pour chacune d’elles (très bien, bien, satisfaisant, passable…). La victoire revient à l’option la mieux évaluée par la majorité des participants.

La diversité des mentions et la possibilité de s’exprimer sur toutes les options permet, selon une équipe du Centre national de la recherche scientifique (CNRS), d’obtenir le résultat le plus proche des préférences réelles des participants. 

La sollicitation d’avis repose sur l’idée que l’on peut prendre une décision dès lors que l’on a sollicité toutes les personnes potentiellement impactées et toutes celles ayant une expertise sur le sujet de la décision. La personne qui décide lance un processus de sollicitation d’avis est l’unique responsable de la décision finale.

La gestion par consentement (GPC) consiste à prendre une décision collectivement non pas en cherchant une solution pour laquelle tout le monde est d’accord mais en approuvant une solution pour laquelle personne n’a d’objection. Quand une objection est formulée, on peut soit solliciter la créativité du groupe pour améliorer la proposition initiale, soit l’abandonner et en chercher une autre.

Cette méthode s’inscrit dans la recherche du “plus petit pas possible” pour atteindre le but collectif, et non dans la recherche de solutions permanentes et générales. La GPC permet ainsi de sortir du consensus « mou » autour du plus petit dénominateur commun en favorisant la recherche de nouvelles solutions qui conviennent à tous, sans forcément répondre à la préférence individuelle de chacun. Le processus précis est décrit dans cette fiche pédagogique de l’Université du Nous.

L’élection sans candidat est une méthode permettant d’attribuer collectivement un rôle à une personne sans procéder à des candidatures préalables. Tour à tour, chaque électeur nomme la personne de l’assemblée qu’il estime la plus qualifiée et la plus apte à remplir la fiche de poste préalablement co-rédigée, en expliquant publiquement les raisons de ce choix. Il est possible de donner son propre nom.

Après que chacun se soit exprimé, la parole est donnée aux personnes ainsi nommées, qui peuvent accepter ou décliner l’invitation. La décision finale est prise selon la gestion par consentement. Le processus est décrit sur cette fiche pédagogique de l’Université du Nous.