Développer la culture numérique des entreprises de l’ESS

Cet enjeu d’acculturation numérique se retrouve dans la perception qu’ont les entreprises de l’ESS, et notamment les associations, de la manière dont le numérique peut s’intégrer à leurs pratiques ou à leurs projets. 

L’enquête menée par Solidatech en 2016 auprès d’associations révèle les différents usages du numérique : 

• gérer les activités de l’association (94 % des répondants) ;
• communiquer vers l’externe (84 % des répondants) ;
• communiquer vers l’interne (82 % des répondants) ;
• développer des projets avec des bénéficiaires / usagers (56 % des répondants) ;
• suivre et évaluer les projets et activités (52 % des répondants) 
• former les adhérents, bénévoles ou bénéficiaires (43 % des répondants).

Malgré l’impact positif du numérique perçu par la majorité des entreprises de l’ESS, son adoption demeure freinée par différents obstacles, comme le manque de temps pour mettre en place et utiliser les outils numériques ou le manque des savoir-faire nécessaires pour une utilisation optimale des outils digitaux. 

Pour aider les structures à saisir les opportunités du numérique et à engager leur transition numérique (que ce soit dans les solutions qu’elles proposent ou pour optimiser leur organisation), certains préconisent de réaliser un autodiagnostic numérique. Objectif : aider les dirigeants à prendre conscience du niveau de transformation digitale de leur structure.  

C’est le cas de l’Association française pour le nommage Internet en coopération (AFNIC) qui propose une évaluation en 15 minutes sur le site www.reussiravecleweb.fr et permet au dirigeant, à l’issue du test, de découvrir son profil et des recommandations personnalisées pour sa stratégie de digitalisation. 

Plusieurs guides ou rapports ont pour but de mettre en avant les outils numériques que les entreprises de l’ESS peuvent utiliser pour gérer leurs activités, communiquer ou développer de nouveaux projets. Néanmoins, 49 % des associations interrogées par Solidatech soulignent toujours que pour tirer le meilleur parti du numérique, elles auraient besoin de mieux connaître les outils. 

Pour piloter l’activité 

Le numérique a pour avantage de faciliter la gestion de l’activité quotidienne des structures. S’il est bien utilisé, il est synonyme de simplification des processus, de gain de temps, de travail collaboratif. 

Aujourd’hui, les deux tiers des associations tiennent leur comptabilité sur support numérique. Plusieurs outils ont été développés pour faciliter cette gestion : c’est le cas d’AssoConnect qui propose de regrouper sur une même plateforme plusieurs fonctionnalités dont la tenue des comptes (réalisation de son site en ligne, référencement, dons en ligne, émission de reçus fiscaux, suivi des donateurs, etc.). 

Les technologies numériques peuvent aussi permettre d’assurer une gestion de projet dans des conditions de qualité et de coût optimales. Les outils de gestion étaient utilisés par 51 % des associations en 2016. On peut citer les agendas partagés, les outils de gestion de tâches comme Trello ou les Groupware parmi les outils les plus utilisés. 

Les outils de gestion de la relation clients (GRC) permettent également de bien gérer la base prospects et clients de la structure. Ils permettent de catégoriser la base de façon à mieux cibler les clients et prospects et décliner les actions en phase avec leurs besoins. Il en va de même pour les fournisseurs dont les données doivent être structurées et optimisées. L’initiative gouvernementale transition-numerique.fr met en lumière ces outils et propose des accompagnements pour leur implémentation, notamment via les Conseils régionaux. 

La dématérialisation des factures devient une obligation avec un échéancier variable selon la taille des entreprises. Outre cet aspect légal, la dématérialisation permet des gains importants pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts, diminution de l’empreinte carbone, etc. 

En termes de ressources humaines et de gestion des compétences en interne, les formations en ligne (tutoriels, MOOC) restent peu répandues (8 % des associations les utilisaient en 2016) mais elles arrivent en tête, pour ce qui est des projets d’utilisation pour demain. Cela montre tout l’intérêt que portent aujourd’hui les acteurs associatifs, les dirigeants, les bénévoles aux compétences à acquérir ou à transmettre pour une plus grande efficacité de leurs actions. 

Pour communiquer vers l’interne 

La communication interne a un rôle important à jouer dans le partage du projet social et solidaire si l’on souhaite que chaque salarié et chaque membre puissent y trouver leur place.  

Le numérique permet entre autres :  

• de communiquer à une cible élargie ; 

• de garder une trace des échanges ; 

• d’avoir une réponse rapidement et de s’assurer que tout est lu. 

Parmi les outils les plus utilisés, on peut citer les listes de diffusion, les forums, les outils de discussion instantanée, la visioconférence.  

Les outils numériques permettent aussi de répondre aux problématiques suivantes : travailler à distance sur des documents, faciliter le travail et le partage d’informations entre les réunions. Aujourd’hui, 43% des associations utilisent des outils collaboratifs qui permettent de travailler à plusieurs plus facilement. 30 % d’entre elles utilisent des plateformes de sauvegarde des documents. 

Pour communiquer vers l’externe 

Aujourd’hui, le numérique est un élément central de la stratégie de communication des organisations. Les entreprises de l’ESS n’y échappent pas. Selon l’enquête « Opinion des Responsables Associatifs » menée en 2016 par Recherches & Solidarités, 73 % des associations possèdent un site internet. Dans 62 % des cas, cette présence s’exprime aussi sur les réseaux sociaux. Il existe plusieurs solutions numériques qui facilitent cette présence en ligne comme les outils de veille, de planification, d'automatisation des publications et d'analyse des réseaux sociaux. La newsletter et le blog sont moins fréquemment utilisés pour communiquer avec les adhérents ou le grand public. Leur intérêt est variable selon l’activité de l’association. 

Les dons en ligne sont un autre levier pour communiquer auprès du grand public. Ces derniers sont assez peu répandus : 13 % des associations ont recours au don en ligne sur leur site internet ou sur une plateforme dédiée. Parmi les hypothèses, on note le manque de temps ou de budget ou encore la méconnaissance de solutions parfois récentes. Néanmoins, le potentiel de développement est fort (41 % des associations déclarent qu’elles pourraient l’utiliser demain) et suscite de plus en plus d’espoir auprès de nombreuses associations dans un contexte de raréfaction des financements. 

Enfin, l’usage de plus en plus diversifié des applications pour smartphone, aussi bien pour mobiliser que communiquer laisse entrevoir des pistes de développement intéressantes pour demain aux yeux de 39 % des responsables d’associations, alors qu’ils ne sont que 9 % à les utiliser aujourd’hui.  

Pour accéder à des nouveaux modes de financement 

Outre la possibilité de recourir aux dons en ligne, le numérique a créé de nouveaux modes de financement. On pense ainsi au financement participatif ou crowdfunding. Dans le domaine de l'ESS, des plateformes dédiées ont été développées, comme HelloAsso. Elles sont utilisées par de plus en plus de structures. Il s’agit d’un moyen intéressant pour diversifier ses sources de financement.

Reste qu'un accompagnement s'avère encore indispensable pour mener à bien une campagne. 22 % des associations estiment qu’elles auraient besoin de conseils en financement participatif lors d’un accompagnement personnalisé. 

Au-delà du crowdfunding, d’autres technologies existent pour faciliter les dons : en ligne sur les sites internet des associations, aux caisses des magasins avec les microdons, par SMS ou encore sur des bornes sans contact. Des moyens plus ou moins innovants qui permettent aux structures de toucher différents types de donateurs et de favoriser le don ponctuel.