Organiser ma démarche d’évaluation

Lancer une démarche d’évaluation au sein de sa structure n’est jamais évident : crainte de jugement du travail réalisé, complexité de mise en œuvre, temps ou moyens peu disponibles, etc.

Pour lever les doutes et les réticences, commencez par mobiliser des ambassadeurs avec qui partager vos premières réflexions, comme les membres de la direction, des responsables opérationnels de l’activité, ou des partenaires de confiance. Vous pourrez ainsi définir avec eux l’objectif et l’objet de l’évaluation, l’organisation à mettre en place, etc. Ces ambassadeurs pourront par la suite porter la démarche auprès des autres parties prenantes pour les mobiliser plus largement.

Il est également important de présenter votre démarche à l'ensemble des équipes, en amont de l'évaluation. Elles se sentiront ainsi pleinement impliquées et l'évaluation ne sera pas perçue comme un exercice imposé.

Une autre bonne pratique consiste à impliquer vos parties prenantes dans la démarche afin de rendre l’évaluation plus pertinente et légitime. Partenaires, salariés, bénévoles, bénéficiaires, etc., précisez qui est vraiment concerné puis demandez-vous ce qu’elles attendent de cette démarche et comment les impliquer. 

La question des moyens à consacrer à l’évaluation est primordiale car c’est souvent de ressources humaines ou financières dont manquent les entreprises de l’ESS. Si le coût d’une démarche d’évaluation est variable selon l’ambition donnée, cette ambition doit également être ajustée au regard des contraintes, des ressources humaines, du temps et des finances disponibles.

Il n’est pas simple d’identifier de façon précise le coût total d’une démarche d’évaluation, encore moins d’évaluer les coûts internes (contribution des équipes, mobilisation des partenaires, etc.). À titre indicatif, il est recommandé de dédier à votre démarche d’évaluation de l’impact social maximum 15 % du budget de votre projet.

Le coût d’un accompagnement externe varie selon les acteurs mobilisés. Un accompagnement par le Dispositif local d’accompagnement de l’ESS (DLA) ou incluant du bénévolat ou du mécénat de compétences est gratuit. En revanche, faire appel à un cabinet de conseil spécialisé nécessite un budget de 15 000 € à 20 000 € pour un premier niveau d’accompagnement.

Combien de temps une démarche d’évaluation dure-t-elle ?

Une démarche d’évaluation peut être lancée à toute étape de la vie d’un projet et s’étend généralement sur une période d’un à deux ans. Cette durée peut s’allonger en fonction de l’ambition des travaux, des ressources disponibles, des contraintes potentielles liées au projet et des méthodes utilisées.

Il est donc important, avant de vous lancer, d’identifier les ressources disponibles et les potentielles contraintes du projet.

• Quelles sont les échéances stratégiques pour le projet et pour la démarche d’évaluation (conseil d’administration, renouvellement d’un partenariat, etc.) ? 
• Existe-t-il un budget dédié pour la démarche ? 
• Quels appuis puis-je mobiliser (équipe, partenaires opérationnels, bénévoles, etc.) ? 
• Quels sont les outils qui me permettent déjà de disposer d’informations utiles pour l’évaluation (outils de gestion d’activité, enquêtes de satisfaction déjà réalisées, etc.) ? 

Dans tous les cas, il est indispensable de considérer l’évaluation de l’impact social comme un processus à inscrire sur le long terme. Elle nécessite en effet une période d’acculturation et de préparation et son élaboration doit être progressive et continue. Par ailleurs, l’évaluation doit tenir compte du délai entre la mise en œuvre des actions et l’observation de leurs impacts.

Faut-il internaliser ou externaliser sa démarche d’évaluation ?

Il est possible de mener une évaluation en interne ou d’externaliser la démarche, en totalité ou en partie. On peut par exemple définir en interne les effets attendus de l’activité sur les parties prenantes, puis externaliser la collecte de données ; ou, au contraire, avoir recours à une prestation externe pour définir l’objet de l’évaluation et construire les outils de collecte, puis mobiliser les équipes en interne pour collecter les données. Ce choix dépend des moyens humains et financiers.

En pratique, la plupart des démarches évaluatives combinent internalisation et externalisation des travaux.

Internaliser sa démarche d’évaluation

Internaliser la démarche permet de limiter les dépenses, puisque l’essentiel des charges reposera sur le temps passé par les équipes sur ce projet. Attention néanmoins à bien estimer la charge nécessaire afin que l’activité ne soit pas impactée négativement par l’évaluation.

Internaliser la démarche garantit également une meilleure appropriation et facilite l’inscription de l’évaluation sur le long terme. Cependant, internaliser sa démarche d’évaluation nécessite de prendre du recul sur ses activités, les impacts imaginés et l’interprétation des résultats.

Externaliser sa démarche d’évaluation

En externalisant la démarche, les équipes sont moins mobilisées. Néanmoins, leur participation reste indispensable pour épauler l’accompagnateur externe qui aura besoin de leur éclairage et de leur expérience. Il est important de prévoir cette charge de travail dans l’activité des équipes.

Externaliser sa démarche d’évaluation permet d’avoir une vision objective de son projet et de garantir des délais d’exécution plus sûrs et des livrables clairement définis, puisqu’ils sont établis dans un cadre contractuel. S’appuyer sur un accompagnateur externe peut également faciliter la mobilisation des parties prenantes et rendre les travaux d’évaluation plus légitimes.