Communiquer de manière ouverte et transparente

Améliorer l’accès à l’information est essentiel. Pour être utiles, les documents doivent être ordonnés, facilement disponibles, lisibles et appropriables par le plus grand nombre. Mais attention, rendre consultable des documents sur un serveur ou un site internet ne suffit pas. Il est recommandé d’envoyer des informations régulièrement à vos parties prenantes (salariés, partenaires, sociétaires, clients particuliers, sympathisants, etc.), en empruntant les canaux de communication dédiés et des outils adaptés aux destinataires.

Pour faciliter le dialogue avec et entre ses sociétaires, Enercoop a par exemple fait le choix de développer une plateforme, Le Village, et d’y organiser régulièrement des évènements (débats, rencontres, ateliers, etc.).

Il n’est en revanche pas toujours nécessaire (ni souhaitable !) de déployer une plateforme : pour les jeunes structures, mieux vaut utiliser des outils déjà existants, peu coûteux et déjà connus par ses parties prenantes (réseaux sociaux, mails, newsletters, etc.).  Gare à ne pas noyer les membres, collaborateurs et partenaires sous un flot d’informations ! Pour une communication efficace, il est primordial de hiérarchiser et de prioriser les informations en fonction des destinataires, afin de ne leur envoyer que les plus pertinentes.

Stimuler l’intelligence collective et l’engagement

Pour partager plus largement des informations et des documents, il est possible de mettre en place des plateformes en libre accès de type « wiki ». Celles-ci permettent bien plus que de partager des informations : elles donnent la possibilité à de larges collectifs de contribuer activement aux travaux de l’organisation et de collaborer, ce qui est tout particulièrement intéressant dans le cas d’organisations souhaitant communiquer auprès du grand public, animer de larges communautés ou co-construire des « biens communs ».
 

C’est par exemple le cas de la plateforme La Fabrique des Mobilités, animée par l’association FabMob, qui permet à des centaines de citoyens, d’entrepreneurs et d’industriels d’élaborer ensemble des solutions innovantes de mobilité durable.

Partager l’information revient aussi à créer les conditions pour que chacun soit force de proposition et garant de l’intérêt collectif. Dans le pilotage quotidien de l’organisation, un bon accès à l’information pour les collaborateurs favorise la remontée d’informations du terrain, la formulation de solutions ou encore l’anticipation de blocages.

Elle permet également aux managers de tester des idées auprès de leurs collaborateurs, comme chez Alenvi où un “comité de pilotage partagé” rassemble un coach (manager), un référent volontaire de chaque équipe autogérée d’auxiliaires de vie et un fondateur.
Partager régulièrement des évaluations de l’impact de l’organisation et les mettre en débat permet aussi d’associer le plus grand nombre à l'amélioration continue du projet collectif.

Comme l’indiquent les chiffres du Baromètre de la Qualité de vie au Travail dans l’ESS, réalisé par Chorum, des collaborateurs qui reçoivent des informations claires et suffisantes sur les changements en cours dans leurs organisations se sentent plus épanouis.

Développer une culture du feedback bienveillant

La peur d’assumer les imperfections et les échecs constitue parfois un frein à la bonne circulation de l’information. Face à cela, la mise en place d’une culture de feedback régulier au sein de l’organisation permet de fluidifier les échanges et favoriser le dialogue en confiance. De même, les personnes en situation de responsabilité peuvent veiller à nourrir des relations authentiques avec leurs équipes de sorte à pouvoir demander conseil ou partager leurs doutes pour recueillir l’avis de leurs collègues, loin de la posture du dirigeant capable de tout maîtriser.

Article conçu sur la base d’un dossier réalisé avec Démocratie Ouverte.