Quels outils de communication prioriser ?

L’éventail des outils de communication est large, il peut être difficile de s’y retrouver et de savoir lesquels prioriser. Le décryptage suivant vous permettra d’identifier les plus adaptés à votre besoin, en fonction de vos objectifs et des moyens humains et financiers à votre disposition.

Identité visuelle, charte graphique et logo

L’identité visuelle est l’image visuelle que vous donnez à votre structure ou projet : c’est ce qui lui donnera une image de « marque », facilement identifiable en un coup d’œil.

L’identité visuelle est composée a minima d’un logo et d’une charte graphique qui définira notamment les couleurs associées à votre identité visuelle et d’autres éléments comme une police d’écriture. Elle pourra aussi être approfondie à l’aide d’une « charte iconographique », outil plus approfondi définissant les visuels associés (formes graphiques, photos, images).

Supports physiques : plaquette, kakémono, affiche

La plaquette de présentation est un des outils phares d’une stratégie de communication. Il s’agit d’un document, souvent sous format papier, d’une à quelques pages, présentant le projet clairement et succinctement. La plaquette de présentation s’impose comme un outil très adapté si vous rencontrez physiquement les personnes à qui vous présentez votre projet (utilisateurs, partenaires, etc.).

Site internet

Le site internet est aujourd’hui l’un des éléments de communication les plus utilisés. Il est principalement utilisé pour présenter un projet, son objectif, son fonctionnement : il s’agit dans ce cas-là d’un site dit « vitrine » avec des informations « froides ». Il peut être complété de contenus « chauds » comportant aussi des actualités : articles, communiqués de presse, agendas des évènements à venir, etc.

Réseaux sociaux 

Les réseaux sociaux, quant à eux, sont un outil devenu presque incontournable pour donner une existence numérique à votre projet. Cependant, pour bien les utiliser, il faut les comprendre !

Chaque réseau social a son public, son fonctionnement et son utilisation. Il s’agit d’un outil très utile et facile à prendre en main pour informer celles et ceux qui vous suivent, des actualités de votre projet ou des informations que vous souhaitez partager. Leur inconvénient ? Ils demandent une utilisation régulière et fréquente, ce qui les rend assez chronophages.

• LinkedIn : il s’agit du réseau professionnel le plus utilisé. Il vous permettra par exemple de partager vos actualités, les ressources que vous publiez et de communiquer sur vos événements. Cet outil est plus pertinent pour s’adresser à des professionnels (partenaires, accompagnateurs, acteurs publics, réseaux associés, etc.). A noter qu’il est très utilisé par les acteurs de l’économie sociale et solidaire !
  Quelques conseils : publiez 2 à 3 posts par semaine, mentionnez vos parties prenantes, faites des posts assez longs et n’hésitez pas à partager plusieurs photos en un seul post, surtout lorsqu’il s’agit de valoriser de événements.
• Facebook : c’est un réseau social lié à une utilisation plus personnelle. Ce sera un outil plus pertinent si vous vous adressez à des individus (bénéficiaires, utilisateurs, coopérateurs), plutôt âgés de plus de 30 ans.
• Twitter : ce réseau social est davantage utilisé pour donner son opinion sur un sujet, ou informer sur des actualités. Le public est plutôt celui de professionnels, journalistes, influenceurs ou individus qui souhaitent rester informés.

Vidéo de présentation

Une vidéo de présentation est un très bon outil pour présenter votre projet en quelques minutes de façon simple et accessible. Son format peut être varié : reportage, interview, motion design, portrait, témoignage… En fonction de l’objectif, la durée, la forme et donc le contenu seront à définir !

Supports de présentation numérique : présentation PowerPoint, dossier de presse…

Il sera probablement intéressant de développer un support de présentation type PowerPoint pour présenter votre projet. Une approche est de l’avoir sous plusieurs versions, plus ou moins longues selon les utilisations que vous en faites : vous pouvez alors avoir une base déjà réalisée, et en adapter le contenu final dès que vous souhaitez l’utiliser (ajouter / enlever des pages, choisir quels messages sont importants, etc.).

Le dossier de presse quant à lui est un document un peu plus conséquent (entre 5 et 10 pages) destiné à présenter le projet à des acteurs de la presse : il peut toutefois être utilisé aussi pour le présenter de manière plus exhaustive qu’une plaquette à des partenaires.

Newsletter

La newsletter vous permet de tenir vos interlocuteurs au courant des avancées de votre structure ou projet : cet outil est pertinent si vous avez une « communauté » que vous voulez informer régulièrement de vos actualités ou du contenu que vous créez.

Il s’agit alors de définir pourquoi vous jugez nécessaire de développer cet outil (l’objectif), de décider qui en sera le destinataire et quelles informations vous souhaitez leur faire parvenir.

Les newsletters peuvent être utilisées :

• pour informer sur les avancées de votre projet lors de son lancement, en s’adressant à tous les adhérents ou les partenaires ;
• pour informer des dernières actualités, chantiers en cours, évènements à venir, besoins de soutiens pour les membres d’une coopérative / association ;
• pour informer des derniers contenus / outils à disposition et des actualités passées et à venir pour un projet qui souhaite apporter du contenu à ses bénéficiaires.

L’événementiel : salons, foires, etc.

Les évènements physiques sont une excellente opportunité pour se faire connaître et rencontrer des acteurs qui peuvent contribuer à votre activité (partenaires, bénéficiaires, adhérents, financeurs…), que vous y teniez un stand ou que vous vous y rendiez en tant que participant.

Il convient au préalable de définir dans quel évènement votre présence pourrait être pertinente : une journée présentant les acteurs ESS locaux ? un salon dédié à la thématique sur laquelle vous travaillez ? une journée associative de quartier ?

Évaluation d’impact social et rapport d’activité

Rapports présentant votre activité et son impact, les rapports d’activité et les évaluations d'impact social peuvent constituer d’excellents supports de communication. Le rapport d’activité permet de mettre en valeur votre mission et les actions portées sur une période donnée, alors qu’une synthèse d’évaluation d’impact apporte un message solide et convaincant pour démontrer votre impact social et votre raison d’être.

Afin d’enregistrer et structurer vos listes de contacts, il est important de mettre en place des pratiques de gestion des données. La gestion des données constitue à recueillir, conserver et utiliser des données de façon efficace et sécurisée.

Selon la quantité de données stockées, il peut être utile de faire appel à des logiciels de type CRM (Costumer Relationship Management). Il s’agit de logiciels spécialisés dans la relation client. Ils s’imposent particulièrement comme outils de vente et de marketing, mais offrent également des services dans le service client, les RH, la chaîne d'approvisionnement, la gestion des partenaires…

Au-delà de ces possibilités avancées, qui seront potentiellement pertinentes selon votre secteur et votre activité, les logiciels CRM permettent une gestion de vos contacts : stockage des données, classement et qualification selon le profil de votre relation, mise à jour des contacts, suivi des interactions, etc.  La qualification des cibles vous permettra par exemple d’actionner des actions d’emailing ou d’envois de newsletter à des listes prédéfinies. Il s’agit de stratégie omnicanal, intégrant dans un logiciel les différents canaux de communication (e-mail pour emailing, newsletter…).

L’acquisition d’un logiciel CRM peut paraître onéreuse et complexe selon la taille et la maturité de votre organisation sur ces questions-là. Dans ce cas, gardez en tête qu’une gestion des données est possible sans logiciel complexe.

Pour commencer, un fichier de type « Excel » organisé avec des filtres selon le profil de vos interlocuteurs (clients / adhérents / coopérateurs / bénéficiaires / partenaires / financeurs / autre), leurs données de contact et toute autre information pertinente au vu de votre activité peut être un bon outil pour débuter ! Il vous permettra déjà d’avoir un outil de pilotage de ces données, pour les qualifier, les mettre à jour, et pouvoir interagir avec vos différents interlocuteurs de façon pertinente et efficace.