Les responsabilités des élus et des membres
Les principes de légalité, d'éthique et de redevabilité
Le développement d’une gouvernance démocratique au sein d’une structure implique de poursuivre et d’appliquer des principes et des pratiques variés.
En premier lieu, il convient de rappeler qu’aucune organisation ni aucun individu n’est au-dessus des lois. Le principe de légalité correspond au respect des lois, mais aussi des règles internes à l’organisation. Pour que chacun puisse pleinement les connaître et les suivre, elles doivent être écrites (statuts, règlement intérieur, charte, etc.), largement diffusées (sur le site Internet, dans un livret d’accueil, en séminaires d’équipe, etc.) et appliquées de manière équitable pour tous les membres.
En deuxième lieu, chacun est par ailleurs invité à adopter un comportement éthique, défini par la norme ISO 26000 sur la responsabilité sociale des organisations comme « un comportement fondé sur les valeurs de l’honnêteté, de l’équité et de l’intégrité. Ces valeurs impliquent que l’on se préoccupe d’autrui, des animaux et de l’environnement et que l’on s’engage à traiter l’impact de ses décisions et activités sur les intérêts des parties prenantes ».
Même si l’organisation n’a jamais eu à gérer un différend, il est essentiel de prévoir des mécanismes permettant de gérer les défaillances aux règles internes et les manquements aux principes éthiques pour deux raisons :
- leur simple existence est dissuasive et leur conception doit être impartiale ;
- il sera probablement trop tard pour imaginer les règles de gestion de crise pendant la crise !
En troisième lieu, le dernier principe, plus spécifique à la gouvernance démocratique, est celui de redevabilité. Les dirigeants élus sont redevables envers les électeurs souverains (adhérents, actionnaires, sociétaires, etc.) car ces derniers leur délèguent leur pouvoir politique. Ils doivent donc être en capacité de répondre de leurs actes (en anglais, “respons-ability” : “la capacité à répondre”).
Pour ce faire, il leur incombe de transmettre à leurs électeurs un bilan périodique de leurs actions, au minimum avant chaque assemblée générale, et de répondre à chaque demande de manière publique, comme le fait par exemple le Crédit Coopératif pour toute question posée par ses sociétaires au conseil d’administration.
Selon la norme ISO 26000, le principe de redevabilité consiste plus largement à partager aux diverses parties prenantes de l’organisation des informations actualisées, factuelles et présentées de manière claire et objective, pour leur permettre d’évaluer avec justesse l’impact des décisions et activités de l’organisation sur leurs intérêts. Une bonne circulation de l’information est donc cruciale pour prendre des décisions collectives pertinentes !
Enfin, les élus doivent être en mesure d'assumer une pratique fautive, de prendre des mesures de correction et de mener les actions permettant d’éviter qu’elle ne se reproduise. Le principe de redevabilité ne concerne pas que les élus : il ne prend en effet tout son sens que si les adhérents, sociétaires ou actionnaires sont activement impliqués dans leur rôle politique au sein de l’organisation. Cela commence par des assemblées générales (AG) bien préparées, laissant la place à des échanges de qualité !
Des assemblées générales vivantes pour des décisions éclairées
Engager un vrai débat démocratique lors des assemblées générales est un véritable enjeu. Les élus et dirigeants n’osent parfois pas ouvrir le dialogue de peur, par exemple, que les membres ne comprennent pas la complexité des comptes et des réflexions sous-tendant les arbitrages proposés.
Une pratique simple pour assurer la qualité des discussions consiste à envoyer les documents aux participants au moins une semaine en avance. Des temps d’échanges pour faciliter la compréhension de ces informations en amont de l’AG peuvent aussi être organisés. Par exemple, en prévision des assemblées générales de 2020 en visioconférence, les 11 coopératives du réseau Enercoop ont ainsi proposé des webinaires avant le vote en ligne. Les sociétaires ont pu poser des questions pour mieux comprendre l’activité de l’entreprise et les résolutions proposées au vote.
La qualité des échanges et de la délibération collective dépendra de facteurs subjectifs, comme le fait de se sentir autorisé à poser des questions, s’abstenir ou voter contre.
Dans les associations, les coopératives et les mutuelles qui disposent d’une large base d’adhérents ou de sociétaires, la réunion de l’assemblée générale peut aussi être un moment opportun pour animer la vie de l’organisation, par exemple en mobilisant les parties prenantes sur des ateliers de co-construction des chantiers stratégiques (avec des techniques d’animation comme le world café ou le forum ouvert), des débats sur des sujets importants pour l’organisation (par exemple avec un débat mouvant ou un “bocal à poissons”) ou tout simplement des temps d’échanges et d’interconnaissance (avec des ice-breakers ou une séquence plus structurée comme celle du “train express” expérimenté en ligne par Démocratie Ouverte lors de son AG 2021 en vue de procéder à l’élection des membres du Cercle d’animation).
En dehors du moment formel d’approbation des comptes, du rapport moral et des orientations pour l’année à venir, l’assemblée générale peut ainsi devenir un temps convivial et constructif, un rituel dans le calendrier annuel de l’organisation. Dans de nombreuses organisations, une fonction « Vie associative / coopérative » ou « Animation de communauté » existe pour assurer le lien entre la structure et ses membres et se charge de l’organisation de l’Assemblée générale.
Dans les structures dont l’assemblée générale compte de nombreux administrateurs ne disposant pas d’une connaissance approfondie de la comptabilité, l’approbation annuelle des comptes – obligatoire – peut aussi être l’occasion d’organiser un temps pédagogique pour communiquer sur les informations financières de l’organisation afin de permettre aux administrateurs d’avoir une meilleure compréhension de la logique derrière les arbitrages et les objectifs proposés.
Article conçu sur la base d’un dossier réalisé avec Démocratie Ouverte.